Trợ lý trực tuyến làm việc từ xa để cung cấp các dịch vụ quản trị cho khách hàng của họ. Điều này có thể mang lại cho các cá nhân, các doanh nhân cơ hội và sự linh hoạt để tập trung phát triển doanh nghiệp và sự nghiệp của họ.
Trợ lý trực tuyến (Virtual Assistance) là gì?
Trợ lý trực tuyến chỉ đơn giản là một người trợ lý làm việc từ xa. Khi những tiến bộ về công nghệ đã mang internet đến nhiều nhà hơn, các doanh nghiệp nhận ra rằng họ không cần phải tuyển nhân viên vào văn phòng để hoàn thành công việc và điều này đã dẫn đến sự ra đời của những trợ lý trực tuyến đầu tiên.
Các trợ lý trực tuyến đặc biệt có nhu cầu bởi các doanh nhân và doanh nghiệp trực tuyến cần trợ giúp nhưng không muốn chi tiền cho một không gian văn phòng cho nhân viên. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ sử dụng hỗ trợ trực tuyến, đặc biệt là cho các nhiệm vụ cụ thể, chẳng hạn như quản lý mạng xã hội. Người sử dụng trợ lý trực tuyến cũng có thể là các cá nhân, gia đình gặp rào cản về ngôn ngữ khi sống ở một nước khác. Họ cần trợ lý trực tuyến để giúp các công việc chuyên môn như đặt vé, tìm dịch vụ khám chữa bệnh, thuê nhà, mua nhà, tìm trường học, …
Vì sao doanh nghiệp nên thuê trợ lý trực tuyến?
Nếu bạn đang cân nhắc việc thuê một trợ lý trực tuyến, đây là mọi thứ bạn cần biết:
Một trong những lợi thế lớn của việc thuê trợ lý trực tuyến là các doanh nghiệp nhỏ có thể lựa chọn và trả tiền cho các dịch vụ cụ thể mà họ cần. Mức độ linh hoạt này có thể tiết kiệm cho chủ doanh nghiệp hàng nghìn đô la mỗi năm, đồng thời mang lại cho họ cơ hội mở rộng hợp đồng khi doanh nghiệp của họ phát triển và yêu cầu nhiều dịch vụ hơn.
Một số nhiệm vụ và trách nhiệm phổ biến nhất của trợ lý trực tuyến bao gồm:
- Lịch / quản lý lịch biểu
- Sắp xếp chuyến đi
- Tổ chức tệp
- Giám sát email
- Quản lý cuộc gọi
- Quản lý tài chính và kế toán
- Quản lý truyền thông xã hội
- Lấy ý kiến khách hàng tiềm năng và quan hệ đối tác
- Nhiệm vụ dịch vụ khách hàng
Tùy thuộc vào nhu cầu của doanh nghiệp, trợ lý trực tuyến có thể hoạt động như một trợ lý điều hành, trợ lý hành chính hoặc trợ lý cá nhân.
Bạn có cần một trợ lý trực tuyến?
Đối với nhiều doanh nghiệp nhỏ, ý nghĩ thuê và giao một số nhiệm vụ cho một trợ lý trực tuyến là điều khó khăn. Một số chủ doanh nghiệp có thể cảm thấy họ không có ngân sách hoặc thời gian để tìm kiếm một trợ lý trực tuyến cho công ty của họ. Tuy nhiên, cũng như bạn không thể xây dựng đế chế một mình, bạn không thể một mình xử lý mọi khía cạnh của công việc kinh doanh của mình.
Dưới đây là một số dấu hiệu đã đến lúc thuê một trợ lý trực tuyến:
Bạn đang dành quá nhiều thời gian cho các công việc lặp đi lặp lại hoặc công việc thường xuyên. Nếu bạn đang cân nhắc việc thuê một trợ lý trực tuyến nhưng không chắc mình đã sẵn sàng, hãy bắt đầu theo dõi lượng thời gian bạn dành để xử lý các tác vụ nhỏ, thường xuyên. Những tác vụ này có thể bao gồm trả lời email, quản lý lịch của bạn hoặc đặt lịch hẹn. Nếu bạn dành vài giờ mỗi tuần cho các công việc lặp đi lặp lại, có thể đã đến lúc bạn nên thuê trợ lý trực tuyến để làm những việc đó thay bạn.
Bạn không cần trợ giúp toàn thời gian, chỉ cần hỗ trợ thêm. Nếu doanh nghiệp của bạn yêu cầu một trợ lý toàn thời gian quản lý một số nhiệm vụ liên quan, đừng thuê một trợ lý trực tuyến. Thay vào đó, trợ lý ảo lý tưởng cho các doanh nghiệp cần giảm tải một hoặc hai nhiệm vụ hoặc dự án cụ thể mà không cần đến việc thuê một nhân viên làm công ăn lương toàn thời gian.
Bạn có ngân sách cho nó. Trước khi thuê trợ lý trực tuyến, hãy chuẩn bị bản phân tích chi phí – lợi ích để xác định giá trị thời gian của bạn so với chi phí thời gian dành cho các công việc cụ thể. Nếu bạn có ngân sách để thuê một nhà thầu bán thời gian và phân tích chi phí – lợi ích của bạn cho thấy bạn sẽ thu lại được thời gian quý giá, hãy tìm một trợ lý trực tuyến.
Bạn vừa định cư ở một đất nước mới và gặp rào cản về ngôn ngữ cũng như văn hoá. Đây là lúc bạn cần một trợ lý trực tuyến để giúp bạn thực hiện các công việc quan trọng mà bạn gặp phải trong môi trường sống hoàn toàn xa lạ.
