Làm việc với tư cách là trợ lý trực tuyến hay còn gọi là Virtual Assistance, là một nghề nghiệp đặc biệt bổ ích. Là một doanh nghiệp có nhu cầu thuê trợ lý trực tuyến, có thể bạn sẽ thắc mắc họ làm gì trong một ngày, và liệu họ có thể hoàn thành tốt công việc mà bạn giao hay không. Dưới đây, hãy cùng theo dõi một ngày làm việc của trợ lý trực tuyến qua lời kể của nhân viên A2Z Assistance để xem liệu bạn có thể tin tưởng và giao phó công việc văn phòng cho chúng tôi hay không.
Thức dậy
Hiện tại, các trợ lý trực tuyến như tôi rất may mắn vì tôi có điều kiện ngủ đến khoảng 7:00 mỗi ngày. Bởi vì tôi không phải mất cả giờ đồng hồ để di chuyển đến công sở nên có thể ngủ thêm.
Tuy nhiên, với những nhân viên khác có gia đình, con cái, thì thời gian thức dậy phải sớm hơn, để làm đồ ăn sáng hay đưa con đi làm. Tuy nhiên họ cũng sẽ thoải mái hơn với khoảng thời gian này vì không bị hối thúc đến văn hòng.
Thời gian ăn sáng
Tôi dành thời gian để thưởng thức bữa sáng tươm tất trước khi bắt đầu công việc tại văn phòng tại nhà. Tôi đảm bảo rằng tôi giữ sự tách biệt giữa công việc và cuộc sống gia đình, mặc dù tôi đang làm việc tại nhà. Văn phòng của tôi được trang trí với những thứ để truyền cảm hứng cho tôi nhất có thể.
Trong khi đang ăn sáng, tôi cũng kết hợp chuẩn bị cho ngày làm việc của mình bằng cách kiểm tra email, facebook và instagram, đảm bảo rằng tôi bắt kịp các sự kiện thế giới và đảm bảo rằng không có gì ngay lập tức cần tôi chú ý.
Tôi ngồi vào bàn làm việc với một tách cà phê và xem qua mạng xã hội trong vài phút. Sau khi đầu óc đi vào trạng thái tỉnh táo hoàn toàn, tôi bắt đầu công việc của mình.
Làm việc, Làm việc, Làm việc
Khoảng 8h15, tôi bắt đầu xem xét bảng kế hoạch của mình, tạo một danh sách việc cần làm của mọi thứ đến hạn để tôi có thể đảm bảo rằng tôi biết chính xác những gì tôi cần phải hoàn thành hôm nay.
Đến 8:30, tôi bắt đầu ngày làm việc của mình. Tôi bắt đầu bằng cách trả lời bất kỳ email hoặc tin nhắn trực tiếp nào mà khách hàng hoặc cấp trên và đồng nghiệp đã gửi cho tôi và đảm bảo rằng tôi đã xử lý tất cả công việc của ngày hôm qua.
Sau đó, tôi tiến hành các công việc trong ngày của mình. Chẳng hạn như hôm nay tôi có một khách hàng đang có yêu cầu làm báo cáo thuế. Tôi tiến hành kiểm tra các số liệu, hoá đơn chứng từ mà doanh nghiệp đó đã gởi cho tôi và tiến hành làm báo cáo. Chà, công việc này tốn khá nhiều thời gian đây, cũng khoảng 10h30 tôi mới tạm hoàn thành công việc này.
Sau đó tôi chuyển sang viết bài cho một trang web thương mại điện tử. Nội dung là vua và khách hàng đang tìm kiếm nội dung tuyệt vời mà họ có thể sử dụng trên trang web của mình. Tôi cố gắng hoàn thành 3 bài viết trong 1,5 giờ tới.
Giờ ăn trưa
Mặc dù tôi có thể đã ăn một chút đồ ăn nhẹ từ cửa hàng trên bàn làm việc của mình vào buổi sáng, nhưng nói chung đến bữa trưa, tôi khá đói. Tôi sẽ đảm bảo kiểm tra email của mình để tìm các vấn đề còn tồn tại trước khi vào bếp để chuẩn bị cho mình món gì đó để ăn.
Vì tôi đang theo một chế độ ăn kiêngvào lúc này, điều này thường liên quan đến việc tự làm cho mình một dĩa salad lớn. Thường thì tôi sẽ ngồi trên ghế dài và xem các chương trình Netflix yêu thích của mình trong khi ăn. Thỉnh thoảng, tôi sẽ lấy chiếc Kindle của mình và đọc một vài chương của bất kỳ cuốn sách nào tôi đang đọc. Dù thế nào đi nữa, giờ ăn trưa là thời gian để tôi thư giãn và nghỉ ngơi sau tất cả những gì đã làm trong buổi sáng.
Khi bữa trưa kết thúc, và tôi đã hoàn thành bất cứ chương trình hay cuốn sách nào đang làm, tôi sẽ bật ấm đun nước để pha tách trà. Sau buổi sáng đầy tinh thần và một bữa trưa no nê, tôi đang rơi vào tình trạng buồn ngủ. Do đó, tôi cần chợp mắt khoảng 15 phút
Làm thêm
Hầu hết các ngày, các buổi chiều của tôi được thực hiện với các công việc khách hàng khác mà không phải là viết. Tôi làm việc trên Facebook, lên lịch, tạo các file đồ họa, các dự án cho khách hàng. Điều này thường chiếm phần lớn thời gian buổi chiều của tôi.
Một số ngày, tôi có các cuộc họp hoặc các cuộc tư vấn được lên lịch, qua video, điện thoại, hoặc thậm chí gặp trực tiếp. Tôi thực hiện rất nhiều tư vấn cho các doanh nghiệp nhỏ, tư vấn cho họ về cách họ có thể mở rộng sự hiện diện trực tuyến của mình một cách tốt nhất.
Vào những ngày phải ra khỏi nhà, tôi thường tắm nhanh sau bữa trưa và mặc đồ thật chỉn chu.
Buổi chiều của tôi trôi qua nhanh chóng hầu hết các ngày. Tôi cố gắng dừng lại vào khoảng 5h chiều để có thể đến phòng tập. Đôi khi nó không thành công và tôi buộc phải làm việc lâu hơn để hoàn thành công việc. Nhưng hầu hết thời gian, tôi quản lý mọi thứ để tôi có thể hoàn thành khi cần thiết.
Tập thể dục
Tôi thích đến phòng tập thể dục vào các buổi chiều. Tôi thấy nó giúp giải tỏa rất nhiều căng thẳng cho tôi. Đổ mồ hôi và tim đập mạnh giúp giải phóng endorphin chính, giúp tôi thực sự lạc quan. Trong những ngày phải làm việc quá giờ, tôi thường sử dụng máy chạy bộ tại nhà để tập trong thời gian ngắn để duy trì vận động.
Việc tập thể dục cũng làm cho nguồn sáng tạo của tôi tuôn trào, vì vậy tôi có thể phát triển ý tưởng cho buổi viết ngày hôm sau.
Thời gian thư giãn
Bởi vì tôi sống một mình, nên không cần phải nấu ăn tối cho ai cả. Thông thường, tôi sẽ hẹn bạn bè ra ngoài ăn tối, ghé quán cà phê quen và ngồi trò chuyện trong khoảng 2 giờ. Đôi khi tôi chọn ở nhà, tự làm bữa ăn và vừa dùng vừa xem phim. Khoảng 8h30, tôi trở về nhà và tiếp tục ngồi vào bàn làm việc.
Đối với tôi, thời gian này thường liên quan đến việc kiểm tra email và các công việc lần cuối để đảm bảo không có chưa hoàn thành. Nếu các công việc đều tốt đẹp, tôi thường sẽ kiểm tra các trạng mạng xã hội của mình, blog cá nhân và có thể cập nhật một bài viết mới.
Giờ đi ngủ
Cuối cùng thì cuối ngày cũng quay lại. Tôi thường đi ngủ lúc 10 giờ tối, mặc dù tôi thích đọc một vài chương sách mỗi đêm.
Hầu hết các ngày đều tuân theo cùng một thói quen, với những thay đổi nhỏ giúp chúng không bị nhàm chán. Tôi thích làm việc với tư cách là trợ lý trực tuyến và thật tuyệt khi có thể tự đặt giờ và làm việc của riêng mình. Tôi đã thiết lập công việc kinh doanh của mình để không phải làm việc vào buổi tối hoặc cuối tuần và có thể dành thời gian đó để thư giãn.
Tôi biết rằng sẽ có lúc tôi phải làm thêm giờ, và điều đó đúng với bất kỳ công việc nào. Nhưng với việc lập kế hoạch và tổ chức tốt, tôi hy vọng có thể giảm thiểu điều đó nhiều nhất có thể.
